Zo - dat heb je even goed geregeld. Je maakt gebruik van het hele officepakket van Microsoft 365.
Zo – dat heb je even goed geregeld. Je maakt gebruik van het hele officepakket van Microsoft 365. Je mailt, videobelt, chat, slaat bestanden op in respectievelijk Outlook, Teams, Sharepoint, OneDrive etc. Natuurlijk regelde je daarbij ook de backup via het Microsoft pakket, precies zoals Microsoft adviseert. De vraag is alleen: als het misgaat, krijg je dan de Microsoft 365 backup die je voor ogen had of zitten er hiaten in de backup en mis je iets? Het antwoord is: Waarschijnlijk is het anders dan je van te voren dacht! We geven je 5 redenen om je backup te backuppen door een derde partij.
#1 | Pech en gedoe voorkomen
Allereerst is het enorme pech als er iets misgaat. Zoiets gebeurt bijvoorbeeld door foutief menselijk handelen. Jijzelf of een collega die ongewenst gegevens weggooit. Of anderen die kwaadwillende bedoelingen hebben voor jou en jouw bedrijf. Bijvoorbeeld een hacker of een malware aanval. Maar ook zoiets als een storing of synchronisatie-fout levert soms backup problemen op. Het dwingt je op het moment dat het mis gaat in de materie te duiken die Microsoft beschikbaar stelt: Hoe haal je de backup terug? Je meldt je bij de supportafdeling en mag achteraan in de rij aansluiten. Kortom: het is pech en gedoe. Je kunt niet werken, je hebt de gegevens niet bij de hand, je mist bestanden, je houd je dus bezig met zaken waar je niet mee bezig wilt zijn, het kost tijd en geld. Echter, je moet het oplossen, je kunt anders niet verder.
#2 | Extra protectie
Goed, je verdiept je er gedwongen in. Je zet de hele handel terug en komt tot de conclusie dat je niet alle gegevens terugkreeg. Dan is de vraag: Hoe kan dat nou? Microsoft 365 Backup was toch goed geregeld? Ja en nee. Voor de korte termijn weet Microsoft bestanden en e-mails terug te halen, tenzij je bent gehackt en hackers ook je backup leeghaalden. (Want dat behoort tot de mogelijkheden). Dus Microsoft bewaart je gegevens voor een beperkte tijd. Microsoft biedt data-herstel door elke 12 uur een backup te draaien. Dit doen ze tot 14 dagen terug. Daarbij bewaart Microsoft het grote geheel, dat wil zeggen Microsoft zet de complete omgeving terug. Het is niet mogelijk om individuele mailboxen of persoonlijke Sharepoint-omgevingen terug te halen. Dus het ene mailtje van die ene accountmanager dat zo belangrijk is om de deal te sluiten? Ja… het kan zijn dat die niet meer terug te halen is.
#3 | Professionele organisatie zijn
Als professional doe je wat je doet. Daar word je blij van, ben je in opgeleid, verdien je je geld mee en je bent er goed in. Hoe vervelend is het als je reputatieschade oploopt omdat jij niet zorgvuldig omging met (privacygevoelige) gegevens van je klanten? Dat doet geen goed aan je imago. Je dacht misschien dat je een goede backup regelde. Maar vaak kom je er pas achter als het misgaat, dan zie je die kleine lettertjes volop in uitvoering. Zoals bijvoorbeeld dat Microsoft bestanden in Sharepoint definitief verwijdert uit de prullenbak – na 93 dagen. Weg gegevens. Daarbij is het ook nog eens zo dat je bepaalde gegevens lang/langer bewaart en andere na een bepaalde termijn verwijdert. Bijvoorbeeld om te voldoen aan de AVG of NEN7510. Het is wel zo fijn dat je dit retentiebeleid goed uitvoert en erop kan vertrouwen, zodat je voldoet aan de regelgeving.
#4 | Verantwoordelijkheid nemen
Microsoft biedt je diverse opties die behoud van gegevens regelen. Door bijvoorbeeld het instellen van bewaartermijnen, versie-beheer en prullenbakinstellingen. Toch is zo’n automatische Office 365 backup jouw eigen verantwoordelijkheid. Jij bent namelijk zelf eigenaar van de data en jij bepaalt wat ermee gebeurt. En dan is de vraag: gebruik je de juiste instellingen zodat bij een calamiteit de juiste data wordt teruggehaald. Of kom je er op dat ene moment – net als je het absoluut niet kan gebruiken dat er nog iets mis gaat – achter dat Microsoft 365 bepaalde gegevens definitief verwijderde?.
#5 | Continuïteit waarborgen
Niets is vervelender dan dat je zakelijk stil ligt omdat je bij een calamiteit je bedrijfsprocessen (schijnbaar) niet op orde hebt. Je continuïteit komt in gevaar. Het zal je maar gebeuren dat je bitcoins moet overmaken om weer toegang tot je bestanden te krijgen. Het lijkt misschien een ver van je bed show, maar het is wel degelijk realiteit. Om dat vóór te zijn, regel je dus liever op voorhand je zaken goed. Bedenk dan ook op tijd scenario’s en welke impact deze mogelijk op je organisatie hebben. Wat als dit…. Wat als dat. Een goede oplossing om altijd toegang tot je gegevens te hebben – ook in geval van wissen, hacken, malware en storingen – is een backup maken op een externe server (door een externe partij).
Wil je weten waar in jouw organisatie de backup risico’s uit bestaan of wat de gevolgen kunnen zijn als het mis gaat? Laten we dan eens praten met elkaar.