Backup en sharepoint online- wat kun je er eigenlijk mee?

Hoe vaak gebeurt het dat je samenwerkt, gegevens met elkaar uitwisselt en verschillende versies van een bestand rondmailt? Overkomt het je weleens dat je tegelijk met anderen aanpassingen wilt doen maar in de knoei komt met wat nu het juiste – meest recente – bestand is. Heb je weleens dat je samenwerkt binnen een groep of bedrijf en er geen overzichtelijk platform is van waaruit iedereen dezelfde informatie put? Of dat je ‘even’ een afspraak in de agenda van je collega kan zetten? Wel eens gehoord van Sharepoint?

Optimaal samenwerken

Samenwerken kan efficiënt en effectief als je de digitale basis van je bedrijf goed hebt ingericht. Tevens bevordert dit de productiviteit. Dezelfde informatie voor iedereen  tegelijkertijd beschikbaar stellen. Of juist niet voor iedereen beschikbaar, maar alleen voor degenen die het aangaat. Werken aan bestanden of projecten, mutaties verwerken, afspraken inplannen voor jezelf en voor collega’s, een takenlijst bijhouden, kortom een goed platform creëeren voor gedeelde toegang, interactie en samenwerking, zonder dat je er telkens een e-mail over verstuurt. 

De locatie van waaruit je werkt is onbelangrijk. Vanaf elke werkplek – of die thuis is of op kantoor of onderweg – heb je altijd toegang tot  dezelfde informatie. En hoe fijn is het als je een zoekterm intypt en je direct uitkomt bij de informatie die je zoekt? 

Backup en sharepoint online

Office 365 sharepoint is zo’n digitale basis – een platform. Het opereert in de Cloud – beveiligd – en is altijd up-to-date. Je bent onafhankelijk van een plaatselijke server. Het voordeel van zo’n cloudoplossing is dat het geen apparaat is dat ‘stuk’ kan gaan,  volloopt qua opslagcapaciteit, hoog is in aanschafprijs of onverwachte kosten met zich meebrengt. Met Sharepoint site weet je ten allen tijde waar je aan toe bent. Je betaalt een maandelijks bedrag, slechts voor datgene wat je nodig hebt en dus daadwerkelijk gebruikt. Het is een gebruikersvriendelijke werkwijze en heeft weinig obstakels.

Professioneel

Om de zakelijke processen optimaal te stroomlijnen, automatiseren en transformeren schakel je een professionele ICT partij in. Dan komt NEWMINDS systems om de hoek kijken. Met een goede inventarisatie is het mogelijk een passend advies te geven voor jouw bedrijf. Allereerst is het noodzakelijk in kaart te brengen wat alle wensen zijn. Vervolgens begint het inrichten, waarbij we rekening houden met de rechten van de specifieke gebruikers. Meestal heeft het management van een bedrijf andere rechten en bevoegdheden nodig dan de medewerkers. En per afdeling is het mogelijk daarin differentiatie aan te brengen. 

Eén van de klanten van NEWMINDS systems (kleine MKB ondernemer) ging over op Sharepoint en onlangs vertelde hij hoe gelukkig hij was met deze keuze: ‘Alle software draait tegenwoordig in de cloud, er is een online werkomgeving die voor iedereen duidelijk is en ik had geen gedoe meer met de server. Helemaal leuk was ook nog dat daardoor de energiekosten omlaag gingen. We kunnen nu overal werken en dat is echt winst.’

Maar ook een grote zorginstelling was blij met de oplossing. In de zorg is het erg belangrijk dat gegevens veilig zijn, voldoen aan de AVG richtlijnen. Het organiseren van een goede inrichting ondersteund met diverse beveiligde lijnen en opslag van gegevens is iets waar NEWMINDS systems mee helpt. Dat geldt ook voor Microsoft Teams!

Dus: Sharepoint – wat kun je er eigenlijk mee? Kort gezegd kan je er veel lekkerder door werken! Alle neuzen dezelfde kant op en geen tijd kwijt met dingen die afleiden.