Privacy statement Newminds Systems
1. Inleiding
In dit privacy statement lichten wij de belangrijkste verwerkingen van persoonsgegevens door Newminds Systems (Newminds Systems make IT happen b.v. en Newminds Systems Systems b.v. ) toe.
Hierbij worden de volgende begrippen gehanteerd:
Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (de Betrokkene).
Betrokkene(n): Degene op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben.
Verwerken: Alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, ordenen, verspreiden, combineren van Persoonsgegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een
overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;
Verwerker: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
2. Verschillende vormen van verwerking
Newminds Systems kan op verschillende manier betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens.
Newminds Systems verwerkt persoonsgegevens voor derden. Dit doen wij voornamelijk als ICT-dienstverlener, bijvoorbeeld bij het leveren en ondersteunen van software van een klant. Newminds Systems is in dat geval de Verwerker van de betreffende persoonsgegevens. Newminds Systems en de klant hebben een zogenaamde verwerkersovereenkomst afgesloten. Hierin wordt vastgelegd welke gegevens Newminds Systems verwerkt en op welke wijze zij de gegevens zal beschermen voor die klant.
Daarnaast verwerkt Newminds Systems de persoonsgegevens van haar directe en indirecte, bestaande of potentiële relaties, maar uiteraard ook van haar eigen werknemers. Deze verwerking is voor Newminds Systems noodzakelijk om bijvoorbeeld haar klanten van dienst te kunnen zijn en te kunnen factureren, haar personeel uit te kunnen betalen, orders te kunnen plaatsen bij haar leveranciers en voor promotie- of marketingdoeleinden. Ook kan er een wettelijke verplichting bestaan om bepaalde gegevens bij te houden (denk aan de belastingdienst).
In deze gevallen is Newminds Systems verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens.
3. Wat voor gegevens verwerkt Newminds Systems? En hoe?
Wat voor gegevens Newminds Systems precies verwerkt, hangt af van haar rol. Zoals hierboven aangegeven moet een onderscheid worden gemaakt tussen de situatie waarin Newminds Systems zelf Verwerkingsverantwoordelijk is en de situatie waarin een derde (bijvoorbeeld klant of leverancier) Verwerkingsverantwoordelijk is.
In het eerste geval verwerkt Newminds Systems alleen die persoonsgegevens die zij daadwerkelijk nodig heeft. Deze persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij worden verwerkt. Hierbij hanteert Newminds Systems in ieder geval een aantal uitgangspunten:
Alle Newminds Systems medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht via de arbeidsovereenkomst.
Newminds Systems hanteert de algemene Nederland ICT voorwaarden 2014, hierin is ook onder andere geheimhoudingsplicht geregeld.
Soms schakelt Newminds Systems derden in die in haar opdracht persoonsgegevens verwerken; bijvoorbeeld de softwareleverancier voor de verwerking van de salarisgegevens. Met deze derde partijen sluit Newminds Systems altijd een Verwerkersovereenkomst, teneinde ervoor te zorgen dat de gegevens bij die derde net zo veilig zijn als bij Newminds Systems. Newminds Systems blijft in dat geval verantwoordelijk.
Newminds Systems verkoopt de persoonsgegevens nooit door aan derden.
In het andere geval (wanneer Newminds Systems dus slechts de gegevens verwerkt, zonder Verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens te zijn) sluit Newminds Systems een verwerkersovereenkomst met u af en biedt Newminds Systems in dat geval het beschermingsniveau dat met u is afgesproken. In alle gevallen treft Newminds Systems hierbij passende technische en organisatorische maatregelen.
4. Verwerkt Newminds Systems ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens; bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden of geboorteland.
Newminds Systems verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke geen bijzondere persoonsgegevens, behalve voor zover Newminds Systems hiertoe gehouden is door een wettelijke verplichting.
5. Kan ik zien welke persoonsgegevens Newminds Systems van mij verwerkt?
Voor zover Newminds Systems de Verantwoordelijke is van uw persoonsgegevens, kan Newminds Systems u, op verzoek, inzicht geven in de persoonsgegevens die Newminds Systems over u verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat zij zijn verwerkt? Dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Newminds Systems. Newminds Systems geeft in beginsel aan dit verzoek gehoor tenzij de Newminds Systems dienstverlening aan u, of enige wettelijke verplichting, maakt dat dit niet mogelijk is. Uiteraard licht Newminds Systems dit in dat geval graag toe.
6. Maakt Newminds Systems gebruik van cookies?
Newminds Systems maakt bij het aanbieden van haar online diensten gebruik van cookies. Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestanden die op uw computer, tablet of mobiele telefoon (kunnen) worden geplaatst bij bezoek aan de Newminds Systems website.
7. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Newminds Systems, kunt u terecht bij Newminds Systems.
Telefoonnummer: +31 (74) 250 10 08
8.Kan Newminds Systems dit privacy statement wijzigen?
Ja, het Newminds Systems privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen. De meest actuele versie van de privacy statement kunt u terugvinden op onze website.
Datum: 17 mei 2018
Versie: 1.0